Ce que votre expert-comptable attend de vous chaque mois

Factures d’achat et de vente, relevés bancaires, notes de frais et FEC : la liste des documents à transmettre chaque mois à votre expert-comptable, et pourquoi.

Votre expert-comptable ne peut travailler qu’avec ce que vous lui donnez. Plus vos documents arrivent complets et réguliers, moins il y a d’allers-retours, et plus vos déclarations sont faciles à préparer à temps. Le rythme exact et le mode d’envoi se fixent avec votre cabinet. Voici ce qui revient le plus souvent dans la liste.

Pourquoi chaque pièce compte

En comptabilité, chaque écriture doit indiquer son origine, son contenu, le compte concerné et la référence de la pièce justificative qui l’appuie. Sans justificatif, une dépense est difficile à enregistrer correctement. Côté TVA, la taxe payée sur un achat n’est déductible que si elle figure sur une facture ou un autre justificatif.

Les factures d’achat et vos dépenses

Votre cabinet attend en général toutes les factures reçues dans le mois : fournisseurs, loyer, énergie, logiciels et abonnements, matériel, publicité, frais bancaires. Les petits achats comptent aussi, avec leur ticket ou leur reçu.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Ces factures arrivent donc dans un nouveau circuit : votre expert-comptable aura besoin d’y accéder ou d’en recevoir une copie.

Vos ventes et vos encaissements

Votre cabinet a besoin de voir tout ce qui est entré :

• les factures de vente émises dans le mois, numérotées dans l’ordre ;
• les relevés de votre caisse ou de votre logiciel de réservation ;
• les relevés des solutions de paiement en ligne, qui détaillent les ventes, les commissions prélevées et les virements vers votre compte.

Ce dernier point est souvent oublié. Le montant versé sur votre compte n’est pas celui de vos ventes : la commission a déjà été retirée. Le relevé détaillé permet de retrouver les deux.

De nouvelles mentions sont aussi obligatoires sur les factures depuis le 1er septembre 2026, parmi lesquelles le numéro SIREN du client et la catégorie de l’opération (vente, prestation ou les deux).

Les relevés bancaires

Les relevés de tous les comptes utilisés par l’activité sont utiles, même ceux qui bougent peu. Ils servent au rapprochement bancaire : vérifier que chaque mouvement du compte correspond à une écriture, et inversement. Les documents bancaires se conservent 5 ans.

Si vous êtes micro-entrepreneur, un compte dédié à l’activité devient obligatoire quand le chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives.

Les notes de frais

Quand vous payez une dépense professionnelle avec un moyen de paiement personnel, la note de frais permet de l’enregistrer et de vous la rembourser. Pour chaque dépense, votre expert-comptable a en général besoin de la date, du montant, de l’objet professionnel et du justificatif. Les règles de remboursement et de déduction varient selon la dépense : selon votre situation, demandez à votre expert-comptable.

Les échéances du mois

Certains documents sont attendus plus tôt quand une déclaration approche :

• au réel normal de TVA, la déclaration CA3 du mois se dépose entre le 15 et le 24 du mois suivant, selon votre entreprise ;
• en micro-entreprise, le chiffre d’affaires se déclare à l’Urssaf chaque mois ou chaque trimestre, selon l’option choisie.

Votre cabinet vous indiquera la date à laquelle il a besoin de vos pièces pour tenir ces délais.

Le FEC, le fichier des écritures comptables

Le FEC est un fichier normalisé qui contient toutes les écritures comptables d’un exercice. Les entreprises qui tiennent leur comptabilité avec des outils informatiques doivent, depuis le 1er janvier 2014, pouvoir le remettre à l’administration fiscale lors d’un contrôle.

En cas d’examen de comptabilité à distance, il doit être transmis dans les 15 jours suivant l’avis d’examen. Ne pas le fournir, ou fournir un fichier non conforme, peut entraîner une amende de 5 000 €, ou une majoration plus élevée en cas de rectification. La DGFiP met à disposition un outil gratuit de test pour vérifier la structure d’un fichier.

Le même format peut aussi servir à transmettre à votre cabinet des écritures préparées dans un autre outil, s’il l’accepte.

Avec Amaris

Dans Amaris, la page Finances enregistre vos ventes et vos dépenses avec leurs justificatifs, présente la TVA comme une CA3 et exporte vos écritures au format FEC pour votre expert-comptable. Amaris prépare les livres ; c’est votre expert-comptable qui les vérifie et dépose les déclarations.

Sources

• Service Public Entreprendre, obligations comptables d’une société commerciale (F37169)
• Service Public Entreprendre, obligations comptables du micro-entrepreneur (F23266)
• Service Public Entreprendre, durées de conservation des documents (F10029)
• Service Public Entreprendre, déclaration et paiement de la TVA (F23566)
• Service Public Entreprendre, cotisations sociales du micro-entrepreneur (F36232)
• economie.gouv.fr, ce que vous devez savoir sur la TVA
• economie.gouv.fr, tout savoir sur la facturation électronique
• economie.gouv.fr, contrôle fiscal à distance et examen de comptabilité
• economie.gouv.fr, outil de test des fichiers des écritures comptables (FEC)

Dernière vérification : 18 octobre 2026